Een App voor Faciliteiten in school
In Magister wordt vastgelegd dát een leerling bepaalde faciliteiten heeft. Dat is op te zoeken, maar het daadwerkelijk organiseren, dat is een andere zaak
- de snelle registratie van (veranderde) faciliteiten en het aanmaken van pasjes en brieven aan ouders,
- het aanmaken van een rooster voor specifiek die leerlingen die met behulp van een computer hun test mogen uitwerken,
- het verwerken van speciale bestellingen voor examenkandidaten
In het verleden werden daarvoor diverse - niet of slecht op elkaar afgestemde - spreadsheets gebruikt, waarvan vervolgens bij iedere nieuwe 'ronde' van een testweek als bijlage in een email nieuwe versies aan alle betrokken personeelsleden werden verzonden, waar men dan zelf de gewenste informatie uit moest halen. Een app bundelt al die informatie en maakt deze op diverse manieren toegankelijk en bruikbaar, waarbij de techniek van de spreadsheet 'op de achtergrond' is, maar deze wel op verantwoorde wijze gevuld of veranderd wordt.
De app kun je alleen openen als je de link hebt + een uitnodiging op een 'user account'. Je kan deze openen in je browser maar ook in een smartphone of tablet. Het risico van devices, nog meer dan van PC's, is dat men de gegevens achterlaat op scherm voor andere - onbevoegde ogen. Dat mag niet. De privacy van leerlingen en docenten moet beschermd worden. De recente AVG-wet of GDPR Ik heb daarmee zoveel mogelijk rekening gehouden bij het ontwerpen van de app. Bijvoorbeeld door gebruikers alleen toegang te verlenen op basis van een inlog met het eigen email adres. Verder heb ik de instellingen van de app zoveel mogelijk aangepast bij de eisen van deze wetgeving. Desalniettemin moet van gebruikers de nodige discipline en discretie worden verwacht. Ik denk namelijk niet dat alles zo is 'afgeschermd' als de wetgeving dat graag zou hebben. Ik besef mij terdege, dat Europa verwacht dat we 'ermee bezig zijn' en dat er dus op korte termijn nog geen dramatische gevolgen zijn. Het platform appsheet, waarmee ik de app heb gebouwd spreekt wel degelijk van een 'appsheet compliance' en heeft een eigen plan ontwikkeld om dat gestalte te geven. Appsheet levert ook diverse mogelijkheden om privacy nauwkeurig(er) te beschermen, zoals het beperken van schrijf- of leesrechten in bepaalde gevallen, bepaalde velden in het geheel aan te merken als 'sensitive data', waarop geen zoekopdracht kan worden gegeven, veiligheidsfilters op tabelniveau waardoor bepaalde gebruikers bepaalde gegevens niet kunnen inzien en/of gebruiken, een https protocol dat meer veiligheid biedt, de mogelijkheid om in te loggen met een '2 factor authentication' (zoals wij ook hebben bij Magister). Ook Google heeft een aantal van dergelijke protocollen geïmplementeerd. Daarmee is het signaal niet per definitie op 'veilig' gesteld, maar voldoe ik naar mijn bescheiden mening wel aan het criterium 'dat ik ermee bezig ben'. De toekomst zal leren of dit afdoende is en of er mogelijkheden zijn om dit nog verder aan te scherpen.
Het gaat bij testweken om de beschikbaarheid van informatie op een exact moment. Hiervoor is veel communicatie vereist.
- Informatie moet op meerdere plekken tegelijk beschikbaar zijn.
- Informatie moet correct én accuraat zijn, desnoods op het laatste moment
- Informatie moet min of meer onafhankelijk van Magister gebruikt kunnen worden
- Informatie moet 'in handen' zijn van gebruikers op een diversiteit aan devices. O.a. smartphones voldoen aan die eis, evenals tablets, die eigenlijk nóg handiger zijn
- Informatie moet gericht zijn op het 'ene' gebruik voor faciliteiten
- Informatie moet niet nodeloos veel werk bezorgen aan functionarissen maar juist uitblinken door gebruiksgemak
- Als eenmaal die informatie is binnen 'geloodst', dan moet ook het beheer en de organisatie van alle faciliteiten, tot en met het maken van een rooster voor het speciale computerlokaal dat hiervoor is ingericht. (S09)
- Magister moet leidend blijven, maar de informatie in de app kan 'voorlopen' op dit administratiesysteem. Via een 'to do list' kan de coördinator op diverse manieren zien wat er nog te doen valt in administratieve zin.
- Het beheer van de faciliteiten moet naar de mening van de schoolleiding overzichtelijker worden en over minder 'schijven' verlopen. De coördinator testweek faciliteiten in S09 kan werken met de app, maar ook de coördinator voor examenfaciliteiten. Ook leden van de administratie kunnen (in theorie nog, dat moet nog worden uitgewerkt) taken ermee uitvoeren, zelfs de schoolpsychologe kan het op prijs stellen, of althans een deel van haar taak er efficiënter mee maken. Laten we niet vergeten, dat een surveillant het rooster moet zien en net als in Magister of Maestro bijhouden wie absent is, te laat, wie fraudeert etc. Omdat een surveillant de leerlingen waarschijnlijk niet kent zouden foto's handig zijn. Gaat er iets mis, is er een proefwerk niet o.i.d. dan zou men als surveillant graag de contactgegevens van collega’s vinden om een waarschuwing te doen uitgaan. Is gewoon de test goed afgedrukt en ingeleverd, dan geldt hetzelfde. Een berichtje naar de vakdocent met het teken dat de test kan worden opgehaald.
- De functies voor de surveillant moeten 'aan de oppervlakte' liggen, die voor de coördinatoren worden dan verpakt in een Menu (het ‘Hamburger-menu’ = de 3 liggende streepjes bovenaan links)
- Daar kan de coördinator faciliteiten die faciliteiten toekennen op instigatie van de schoolpsychologe, hij kan met die informatie pasjes voor leerlingen maken, brieven samenstellen die naar ouders en in het dossier gaan. Ook moet hij andere gegevens kunnen controleren en deze indien nodig wijzigen en hij kan er zoals gezegd zijn ‘to do list’ vinden.
Uit het bovenstaande volgt, dat deze informatie het allerbest tot zijn recht komt wanneer deze online is en gedeeld wordt. Daarvoor zijn meerdere internet opties. De maker van de app heeft gekozen voor Google als platform, maar Appsheet biedt toegang tot meerdere platforms.
- Tijdens een periode komen er voortdurend nieuwe verzoeken binnen, meestal van de schoolpsychologe, een enkele keer van een mentor of een OCO. Testfaciliteiten in S09 moeten soms snel (voor het eerst) geactiveerd of uitgeprobeerd worden.
- Een leerling kan zich bv een dag voor de testweek blesseren en tijdelijk niet in staat zijn om testen zoals normaal schriftelijk te maken. Het alternatief S09 is voor elkaar te krijgen als diezelfde middag nog een plaats wordt gemaakt en een rooster wordt geboden. In goed overleg met de coördinator van de testweken (OOH) kunnen noodoplossingen bedacht worden.
- Sommige leerlingen hebben geen pasje maar zij kunnen zich niet in de reguliere lokalen concentreren en dreigen daardoor slechter te presteren. Deze leerlingen, die ‘voor hun rust’ een andere plek nodig hebben. Deze leerlingen kunnen ook terecht in S09. Ook doe plaatsing kan vrij 'plotseling' zijn.
- Voor bovenbouwleerlingen verandert er vaak wat in hun faciliteiten. Dat is niet altijd eerst keurig in Magister verwerkt. Toch moet er dan een test komen in S09.
- Communicatie met de docent die de organisatie van faciliteiten bij de examens uitvoert is zeer gewenst, omdat naast faciliteiten ‘in S09’ er ook een vraag bestaat naar faciliteiten in het examenlokaal. Deze zou idealiter met hetzelfde instrument moeten kunnen werken.
- Nadat het spreadsheet dat de basis vormt was aangepast en opgeschoond met / vanuit de actuele gegevens over de leerlingen zoals die in Magister te vinden is, kon dit worden ingevoerd als basis van de app. Dit heeft een aantal weken in beslag genomen. De laatste nieuwe versie is van begin oktober 2018. Vanaf dat moment zorgt de App zelf voor de correcte vulling van die spreadsheet. Deze gegevens moeten weer gereflecteerd worden in Magister.
- Leerlingen in S09 zijn onbekend bij de surveillanten en Magister is niet te gebruiken in S09, omdat het om individuele roosters gaat. Absentiemeldingen en dergelijke komen alleen binnen als de surveillant de moeite neemt om dat bij iedere leerlingcoördinator uitdrukkelijk te melden. De app levert een email op aan die coördinator, zodra een leerling als absent wordt genoteerd.
- Het moet niet zo zijn, dat iedereen zich de benen onder de kont uit loopt om fouten te herstellen. Dus de informatie van de app MOET ACTUEEL zijn. De enige manier waarop dit te realiseren is wanneer de informatie ONLINE staat en de allerlaatste wijzigingen weergeeft.
Alles rondom deze organisatie 'hangt' op communicatie. Inherent aan het gegeven dat vele mensen moeten samenwerken om een rooster tot stand te brengen of leerlingen met dyslexie en dergelijke aan en bij proefwerken te helpen. Deze app kan door meerdere mensen tegelijk worden gebruikt. De informatie wordt steeds gesynchroniseerd en er wordt vastgelegd wie een wijziging op welk moment heeft gedaan. Dat bevordert het overzicht.
Van de leerlingen waarover het hier gaat moet men meerdere gegevens van leerlingen en docen-ten ter beschikking hebben en met meerdere functionarissen in school rekening houden om de taak goed te doen:
- De docenten waar op dit moment de leerling les van heeft
- De coördinator van faciliteiten bij de examens
- De Schoolpsychologe die vaststelt of en zo ja, welke faciliteiten mogen worden toegekend.
- De OCO’s die snel een leerling in beeld hebben die enige ondersteuning nodig heeft en dat voor die leerling aanvragen, soms zonder dat er tijd is voor groter overleg.
- Alle vakdocenten die een test-coördinaat hebben (en mogelijk niet eens die leerling in de les hebben)
- De beoogde surveillanten in S09
- Die leden van het van het OOP (Onderwijs Ondersteunend Personeel) die onmisbaar zijn, zoals
- De roostermaker, die het testweekrooster voor alle jaarlagen maakt werkt mee.
- De administratie waar de afgedrukte proefwerken worden opgevangen en geordend,
- de conciërges en
- de systeembeheerder als het om het lokaal of om de instructie van leerlingen bij Claroread gaat.
Het is een illusie om te denken, dat met de snelle contactmogelijkheden ook meteen alle problemen bij een testweek zijn op te lossen.
- Een collega of een leerling die je benadert, bijvoorbeeld, moet nog steeds wel zelf op zijn email kijken.
- De ‘bottleneck’ van ieder systeem is vooral, dat Magister email adressen bevat, die nooit of nauwelijks gebruikt worden door leerlingen.
- Leerlingen blijken in de praktijk alleen te werken met de Magister app en kijken dan vooral op roosters, opdrachten en op cijfers. Berichten worden door lang niet alle leerlingen gelezen.